KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KANDYATÓW

DO PRACY

I.

Wprowadzenie

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia

Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27

kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób

fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu

takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 /

WE (dalej: "RODO"), informujemy, że:

1. Administratorem Twoich danych osobowych

jest odpowiednia spółka z Grupy NG LOGIC

wskazana w ofercie pracy.

2. W przypadku wyrażenia zgody na

przetwarzanie danych osobowych dla celów

przyszłych rekrutacji, wszystkie podmioty z

Grupy NG LOGIC, tj.: NG Managament Services

M.Wudarczyk S.K.A., NG Logic Sp. z o.o.,

GoSolve P.S.A., NG Logic LLC, GoSolve LLC, IT

Booster Inc., NG Logic Holdings Inc. będą

pełniły rolę Współadministratorów Twoich

danych osobowych.

3. W ramach umowy o współadministrowanie

uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności

dotyczącej wypełniania obowiązków

wynikających z RODO, w szczególności

uzgodniliśmy, że:

a) administratorem odpowiedzialnym za

wykonanie wobec Ciebie obowiązku

informacyjnego jest NG Management

Services M.Wudarczyk S.K.A. (zwana dalej

„Administratorem Wykonawczym”);

b) jako Współadministratorzy jesteśmy

odpowiedzialni wobec za umożliwienie

wykonywania przysługujących Ci praw.

Uprawnienia opisane w niniejszej

informacji możesz realizować wobec

każdego ze Współadministratorów, przy

czym podmiotem właściwym dla ich

realizacji jest Administrator Wykonawczy;

c) właściwym dla zarządzania naruszeniami

ochrony danych osobowych oraz ich

zgłaszania do organu nadzoru jest

Administrator Wykonawczy;

d) cel i sposób przetwarzania przez nas

danych osobowych wynika z zawartej

umowy o współadministrowaniu. W

INFORMATION CLAUSE FOR JOB CANDIDATES

I. Introduction

In accordance with Article 13(1) and (2) of

Regulation (EU) 2016/679 of the European

Parliament and of the Council of 27 April 2016 on

the protection of natural persons with regard to

the processing of personal data and on the free

movement of such data, and repealing Directive

95/46/EC (hereinafter: "GDPR"), we inform you

that:

1. The controller of your personal data is the

appropriate company from the NG LOGIC

Group specified in the job offer.

2. If you consent to the processing of personal

data for future recruitment purposes, all

entities from the NG LOGIC Group, i.e.: NG

Managament Services M.Wudarczyk S.K.A., NG

Logic Sp. z o.o., GoSolve P.S.A., NG Logic LLC,

GoSolve LLC, IT Booster Inc., NG Logic Holdings

Inc. will act as joint controllers of your

personal data.

3. Under the joint controllership agreement, we

have agreed on the scope of our

responsibilities regarding the fulfillment of

GDPR obligations, particularly that:

a) the controller responsible for fulfilling the

information obligation towards you is NG

Management Services M.Wudarczyk

S.K.A. (hereinafter referred to as the

“Executing Controller”);

b) as Joint Controllers, we are responsible

for enabling you to exercise your rights.

You may exercise the rights described in

this information against any of the Joint

Controllers, with the Executing Controller

being the entity responsible for their

implementation;

c) the Executing Controller is responsible for

managing data protection breaches and

reporting them to the supervisory

authority;

d) the purpose and manner of processing

your personal data result from the joint

controllership agreement. In particular,

we have agreed that the common

purpose of processing is the joint conduct

szczególności ustaliliśmy, że wspólnym

celem przetwarzania jest wspólne

prowadzenie procesów rekrutacyjnych na

rzecz spółek z Grupy NG LOGIC.

4. Współadministratorzy ustanowili wspólny

punkt kontaktowy, z którym możesz się

skontaktować w sprawach ochrony swoich

danych osobowych. Kontakt:

rodo@nglogic.com.

5. Niniejsza klauzula informacyjna opisuje, w jaki

sposób gromadzimy, wykorzystujemy i

przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku

z procesem rekrutacji, a także informuje Ciebie

o prawach przysługujących Tobie na mocy

RODO.

II.

Jakie informacje zbieramy

Możemy gromadzić, przechowywać i przetwarzać

niektóre lub wszystkie dane osobowe wymienione

poniżej:

a) ogólne dane identyfikacyjne: imię, nazwisko;

data urodzenia; dane kontaktowe oraz, w

przypadku cudzoziemców, dane wymagane

przez prawo i wynikające z dokumentów

niezbędnych do weryfikacji legalności

zatrudnienia lub przeprowadzenia procedury

legalizacji zatrudnienia;

b) dane dotyczące Twojego doświadczenia

zawodowego i kwalifikacji, w tym historii

zatrudnienia, wykształcenia, umiejętności, a

także doświadczenia zawodowego i

osiągnięć;

c) możemy również przetwarzać inne dane

przekazane przez Ciebie (np. Twój

wizerunek).

III.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

danych

1. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w

następujących celach:

a) rozpatrzenia Twojego zgłoszenia jako

potencjalnego

pracownika/współpracownika;

b) nawiązania z Tobą kontaktu;

c) przeanalizowania historii zatrudnienia, w

tym osiągnięć i umiejętności;

d) umówienia i przeprowadzenia rozmów

kwalifikacyjnych oraz ocen;

of recruitment processes for the benefit

of companies in the NG LOGIC Group.

4. The Joint Controllers have established a

common contact point, which you can contact

regarding the protection of your personal data.

Contact: [email protected].

5. This information clause describes how we

collect, use, and process your personal data in

connection with the recruitment process, and

informs you of your rights under the GDPR.

II. What Information We Collect

We may collect, store, and process some or all of

the following personal data:

a) General identification data: first name, last

name; date of birth; contact details, and, in

the case of foreigners, data required by law

and derived from documents necessary to

verify the legality of employment or conduct

the employment legalization procedure;

b) Data regarding your professional experience

and qualifications, including employment

history, education, skills, and professional

experience and achievements;

c) We may also process other data provided by

you (e.g., your image).

III. Purposes and Legal Bases for Data

Processing

1. Your personal data will be processed for the

following purposes:

a) to consider your application as a potential

employee/contractor;

b) to contact you;

c) to analyze your employment history, including

achievements and skills;

d) to arrange and conduct interviews and

assessments;

e) do celów przyszłych rekrutacji, jeśli

wyraziłeś na to zgodę;

f) w celu ustalenia lub dochodzenia

ewentualnych roszczeń lub obrony przed

roszczeniami.

2. Podstawami, w oparciu o które przetwarzamy

Twoje dane są:

a) w przypadku rekrutacji, w ramach której

może dojść do zatrudnienia na podstawie

umowy o pracę - w zakresie danych

osobowych wskazanych w przepisach

Kodeksu pracy, których pracodawca żąda

od osoby ubiegającej się o zatrudnienie

tzn. imię (imiona), nazwisko, data

urodzenia, dane kontaktowe wskazane

przez kandydata do pracy - w celu

wykonania obowiązków wynikających z

przepisów prawa, związanych z procesem

rekrutacji, w tym przede wszystkim

Kodeksu pracy - podstawą prawną

przetwarzania jest obowiązek prawny

ciążący na Administratorze tzn. art. 6 ust.

1 lit. c) RODO w związku z przepisami

Kodeksu pracy;

b) w zakresie danych osobowych wskazanych

w przepisach Kodeksu pracy, których

pracodawca żąda od osoby ubiegającej się

o zatrudnienie gdy jest to niezbędne do

wykonywania pracy określonego rodzaju

lub na określonym stanowisku tzn.

wykształcenie, kwalifikacje zawodowe,

przebieg dotychczasowego zatrudnienia -

podstawą prawną przetwarzania jest

obowiązek prawny ciążący na

Administratorze tzn. art. 6 ust. 1 lit. c)

RODO w związku z przepisami Kodeksu

pracy;

c) w zakresie danych osobowych innych niż

wskazane w przepisach Kodeksu pracy

jako dane których pracodawca żąda od

osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

udostępnianych przez kandydata, za

wyjątkiem danych osobowych

dotyczących wyroków skazujących oraz

naruszeń prawa - w celu przeprowadzenia

procesu rekrutacji aktualnie

prowadzonego przez Administratora na

e) for future recruitment purposes, if you have

given your consent;

f) to establish or assert potential claims or

defend against claims.

2. The legal bases for processing your data are:

a) for recruitment where employment under

an employment contract may occur -

regarding personal data indicated in the

provisions of the Labor Code that the

employer requires from a job applicant, i.e.,

first name(s), last name, date of birth,

contact details provided by the job

candidate - for the purpose of performing

legal obligations related to the recruitment

process, primarily the Labor Code - the legal

basis for processing is the legal obligation

incumbent on the Controller, i.e., Article

6(1)(c) GDPR in connection with the

provisions of the Labor Code;

b) regarding personal data indicated in the

provisions of the Labor Code that the

employer requires from a job applicant

when it is necessary for the performance of

work of a specific type or at a specific

position, i.e., education, professional

qualifications, employment history - the

legal basis for processing is the legal

obligation incumbent on the Controller, i.e.,

Article 6(1)(c) GDPR in connection with the

provisions of the Labor Code;

c) regarding personal data other than those

indicated in the provisions of the Labor

Code as data required by the employer from

a job applicant, provided by the candidate,

except for personal data concerning

criminal convictions and offenses - for the

purpose of conducting the recruitment

process currently conducted by the

Controller based on the candidate's

consent, i.e., Article 6(1)(a) GDPR;

d) in cases where the preferred form of

employment is a civil law contract - for the

purpose of conducting the recruitment

process - the legal basis for processing data

contained in application documents is to

take steps at the request of the data subject

prior to entering into a contract, i.e., Article

6(1)(b) GDPR;

e) for future recruitment processes, the legal

basis for processing personal data is the job

podstawie zgody kandydata do pracy tzn.

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;

d) w przypadku, gdy preferowaną formą

zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna -

w celu prowadzenia procesu

rekrutacyjnego - podstawą prawną

przetwarzania danych zawartych w

dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie

działań przed zawarciem umowy na

żądanie osoby, której dane dotyczą, tzn.

art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

e) w celach związanych z przyszłymi

procesami rekrutacyjnymi podstawą

prawną przetwarzania danych osobowych

jest zgoda kandydata do pracy tzn. art. 6

ust 1 lit a) RODO;

f) w celu weryfikacji kwalifikacji i

umiejętności kandydata do pracy -

podstawą prawną przetwarzania danych

jest prawnie uzasadniony interes

Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prawnie uzasadnionym interesem

Administratora jest weryfikacja

kandydatów do pracy;

g) w celu ustalenia lub dochodzenia przez

Administratora ewentualnych roszczeń lub

obrony przed roszczeniami wysuwanymi

wobec Administratora - podstawą prawną

przetwarzania danych jest prawnie

uzasadniony interes Administratora (art. 6

ust. 1 lit. f RODO);

IV.

W jaki sposób pozyskujemy dane

Gromadzimy informacje bezpośrednio od Ciebie,

ale możemy również otrzymywać dane osobowe

z innych źródeł, takich jak referencje, agencje

rekrutacyjne, headhunterzy, jeśli wyraziłeś na to

zgodę. Możemy pozyskiwać Twoje dane

osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich

jak profesjonalne sieci społecznościowe.

Będziemy również gromadzić dodatkowe dane

osobowe w trakcie analizy procesu (np. notatki

wewnętrzne, protokoły oceny). Nie masz

ustawowego ani umownego obowiązku

przekazywania nam danych w trakcie procesu

rekrutacji. Jeśli jednak nie podasz tych

informacji, możemy nie być w stanie prawidłowo

lub w ogóle rozpatrzyć Twojej aplikacji.

candidate's consent, i.e., Article 6(1)(a)

GDPR;

f) to verify the qualifications and skills of the

job candidate - the legal basis for processing

data is the legitimate interest of the

Controller (Article 6(1)(f) GDPR). The

legitimate interest of the Controller is the

verification of job candidates;

g) to establish or assert potential claims or

defend against claims made against the

Controller - the legal basis for processing

data is the legitimate interest of the

Controller (Article 6(1)(f) GDPR).

IV. How We Collect Data

We collect information directly from you, but we

may also receive personal data from other

sources, such as references, recruitment

agencies, headhunters, if you have given your

consent. We may obtain your personal data from

publicly available sources, such as professional

social networks. We will also collect additional

personal data during the analysis of the process

(e.g., internal notes, assessment protocols). You

are not legally or contractually obliged to provide

us with data during the recruitment process.

However, if you do not provide this information,

we may not be able to properly or at all consider

your application.

V.

Komu możemy przekazać Twoje dane

osobowe

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane

podmiotom świadczącym usługi na naszą rzecz,

takim jak dostawcy systemów informatycznych i

usług IT, podmioty zapewniające wsparcie

administracyjne oraz podmioty powiązane z nami,

w tym spółki z naszej grupy kapitałowej. W

przypadku udostępniania danych osobowych

osobom trzecim lub innym podmiotom,

udostępniane dane będą ograniczone do zakresu

wymaganego przez osobę trzecią lub inny podmiot

w celu zapewnienia wymaganego przetwarzania.

W takich przypadkach Twoje dane osobowe są

chronione na podstawie Umów powierzenia

przetwarzania, zobowiązujących zewnętrznych

dostawców usług do przetwarzania Twoich danych

osobowych w określonych celach i zgodnie z

naszymi instrukcjami, przestrzegania RODO oraz

stosowania odpowiednich środków

bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych

osobowych zgodnie z naszymi wewnętrznymi

politykami.

Przekazujemy Twoje dane osobowe poza EOG

tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z

zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony,

przede wszystkim poprzez:

a) współpracę z podmiotami przetwarzającymi

dane osobowe w państwach, w odniesieniu

do których została wydana stosowna decyzja

Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia

zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony

danych osobowych;

b) stosowanie standardowych klauzul

umownych wydanych przez Komisję

Europejską;

c) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych,

zatwierdzonych przez właściwy organ

nadzorczy;

d) w razie przekazywania danych do USA – na

podstawie Decyzji Komisji europejskiej

o zapewnieniu odpowiedniego poziomu

ochrony przez Ramy ochrony danych UE-USA.

Więcej szczegółów na temat udostępniania

danych można uzyskać w punkcie kontaktowym

określonym w punkcie I.

V. To Whom We May Disclose Your Personal

Data

Your personal data may be disclosed to entities

providing services to us, such as IT systems and IT

services providers, entities providing

administrative support, and entities affiliated with

us, including companies within our corporate

group. When sharing personal data with third

parties or other entities, the disclosed data will be

limited to the scope required by the third party or

other entity to ensure the required processing. In

such cases, your personal data is protected based

on Data Processing Agreements, obliging external

service providers to process your personal data

for specified purposes and in accordance with our

instructions, to comply with the GDPR, and to

apply appropriate security measures to protect

your personal data in accordance with our internal

policies. We transfer your personal data outside

the EEA only when necessary and ensuring an

adequate level of protection, primarily by:

a) cooperating with data processing entities in

countries for which an appropriate decision

of the European Commission on ensuring an

adequate level of data protection has been

issued;

b) applying standard contractual clauses

issued by the European Commission;

c) applying binding corporate rules approved

by the competent supervisory authority;

d) in the case of data transfer to the USA –

based on the European Commission's

Decision on ensuring an adequate level of

protection by the EU-US Data Privacy

Framework.

More details about data sharing can be

obtained from the contact point specified in

point I.

VI.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje

dane osobowe

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez

następujące okresy:

a) jeżeli aplikujesz na określone stanowisko i nie

wyrazisz dobrowolnie zgody na

przetwarzanie danych osobowych w

przyszłych rekrutacjach, Twoje dane osobowe

przestaną być przetwarzane w celach

rekrutacyjnych niezwłocznie po zakończeniu

rekrutacji, a w zakresie, w jakim

przetwarzanie odbywa się na podstawie

zgody - do czasu jej wycofania, nie dłużej

jednak niż do zakończenia obecnego procesu

rekrutacji i wyłonienia kandydata lub

kandydatów; po zakończeniu procesu

rekrutacyjnego możemy przetwarzać Twoje

dane osobowe w celu ustalenia lub

dochodzenia ewentualnych roszczeń lub

obrony przed roszczeniami – do czasu upływu

terminów przedawnienia roszczeń

wynikających z obowiązujących przepisów

prawa;

b) w przypadku wyrażenia zgody na

przetwarzanie danych osobowych dla celów

przyszłych rekrutacji, dane będą

przetwarzane nie dłużej niż przez okres 3 lat.

c) w przypadku, gdy podstawą przetwarzania

danych jest niezbędność do zawarcia i

wykonania umowy, dane będą przetwarzane

do czasu rozwiązania umowy.

VII.

Twoje prawa wynikające z przepisów

RODO

Przysługuje Tobie prawo do: dostępu do danych

oraz żądania ich sprostowania, usunięcia,

ograniczenia przetwarzania, prawo do

przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia

sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Jeśli

chcesz skorzystać z któregokolwiek z praw

określonych powyżej, skorzystaj z danych

kontaktowych podanych w punkcie I powyżej.

W przypadku uznania, że przetwarzanie Twoich

danych osobowych narusza przepisy RODO

możesz złożyć skargę do organu nadzorującego

przetwarzanie danych osobowych, tj. Prezesa

Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VI. How Long We Will Process Your Personal

Data

Your personal data will be processed for the

following periods:

a) if you are applying for a specific position and

do not voluntarily consent to the processing

of personal data in future recruitments,

your personal data will cease to be

processed for recruitment purposes

immediately after the end of the

recruitment process, and insofar as the

processing is based on consent - until its

withdrawal, but not longer than until the

end of the current recruitment process and

the selection of the candidate or

candidates; after the recruitment process

ends, we may process your personal data to

establish or assert potential claims or

defend against claims – until the expiration

of the limitation periods resulting from

applicable laws;

b) in case you consent to the processing of

personal data for future recruitment

purposes, the data will be processed for no

longer than 3 years;

c) in cases where the basis for processing data

is the necessity to conclude and perform a

contract, the data will be processed until

the termination of the contract.

VII. Your Rights Under the GDPR

You have the right to: access data, request

rectification, erasure, restriction of processing,

the right to data portability, and the right to object

to data processing. If you want to exercise any of

the rights specified above, use the contact details

provided in point I above. If you believe that the

processing of your personal data violates the

GDPR, you can file a complaint with the

supervisory authority responsible for data

protection, i.e., the President of the Personal Data

Protection Office.

VIII.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

oraz profilowanie

Nie podejmujemy zautomatyzowanego

podejmowania decyzji i profilowania. W procesie

zawsze uczestniczyć będzie człowiek.

VIII. Automated Decision-Making and Profiling

We do not undertake automated decision-making

and profiling. There will always be human

involvement in the process.